Effektive rekrutteringsprosesser – ja takk!

Nyttige erfaringer fra Avdeling for transplantasjonsmedisin

Photo by cottonbro on Pexels.com

Janne Marlene Gripheim og Therese Bævre ønsket å prøve noe nytt for å effektivisere rekrutteringen av ferievikarer for 2021.

Seksjonslederne samarbeider om å rekruttere og ansette sommerferievikarer. Tidligere erfaringer viste at dette var svært tidskrevende og resulterte i mye arbeid. De har hatt store søkermasser med godt kvalifiserte søkere, men flaskehalsen har rett og slett vært at prosessen har vært for omfattende og tidkrevende i en hektisk arbeidshverdag.

Janne og Therese leder to store sengeposter på Rikshospitalet innen feltet transplantasjonsmedisin (transplantasjonskirurgi og nyre-gastromedisin). De hadde behov for totalt 10 ferievikarer for å sikre ferieavvikling hos faste ansatte.

Målet var å effektivisere rekrutteringsprosessen, men likevel beholde kvaliteten på arbeidet.

Foto: Therese Bævre og Janne Marlene Gripheim

Hvilke tiltak ble gjort?

1. Forbedring av stillingsannonse

Stillingsannonsen fikk et løft med overskrift som vekket nysgjerrighet, og en inviterende innledning. Det ble gitt god informasjon om avdelingen og praktisk informasjon om rekrutteringsprosessen. Det kom tydelig frem hvilke personlige egenskaper som var viktig for stillingen, og hva avdelingen kunne tilby kandidaten av muligheter og opplæring.

2. Screening – kandidaten fikk score

Det ble satt på screeningspørsmål i Webcruiter. Kandidatene måtte svare på spørsmål før de sendte inn søknaden. Svarene på spørsmålene fikk en poengsum, og basert på dette fikk Janne og Therese en oversikt over kandidatmassen. I denne rekrutteringen var det relevant å kartlegge hvilke kandidater som har autorisasjon, erfaring som sykepleier, samt erfaring fra sykehus.

3. Profilering av avdelingen på Instagram

Instragramkonoten (OUS-Transplantasjon) delte Janne og Therese 6 innlegg om sykepleiere som jobber på postene, om deres hverdag og hva som gjør seksjonene til en attraktiv arbeidsplass. Flere av innleggene ble delt på OUS sin Instagram og Facebook. Det viste seg å gi god PR!

4. Speedintervju

Janne og Therese gjennomførte 15 minutters «speedintervju» digitalt over to dager. Her fikk de svar på nyttig informasjon som var avgjørende for hvem som gikk videre. Her trakk vi ut de fire mest sentrale spørsmålene fra OUS intervjumal. Det ble brukt et scoringssystem på kandidatene for å få oversikt over hvem som var kvalifisert for et intervju.

5. Digitale intervju

Deretter ble det gjennomført digitale intervju. Dette ble gjort innenfor en uke og tok mellom 30-40 minutter. Her benyttet de strukturert intervju med resten av spørsmålene fra OUS intervjumal.  

Dette må vi gjenta – Reduksjon av tid og positive erfaringer

Janne og Therese sitter igjen med en følelse av å ha hatt en mye bedre rekrutteringsprosess denne gangen. De fikk mange gode søkere på stillingsannonsen og de opplevde kandidatene var mye mer forberedt. Ved å skrive i annonsen hvilke dager det skulle gjennomføres speedintervjuer var kandidatene forberedt og stilte til de tidene de fikk utdelt.

Det var en veldig god måte å sile kandidatene på med speedintervjuer. Speedintervjuer fungerte overraskende bra, og i løpet av 2 dager så hadde de intervjuet 22 kandidater. Her var det mye tid å spare. Screeningen i Webcruiter hjalp med å avgjøre ut hvem de skulle kalle inn til speedintervju. Digitale intervjuer fungerte også mye bedre enn ventet og de ser ingen grunn til å slutte med det selv om pandemien takker for seg.

Konklusjonen fra Janne og Therese var at de totalt sett brukte mindre tid enn tidligere år, og at de vil gjøre det på denne måten til neste år!

Hvordan ivareta nyansatte på hjemmekontor?

Det viktigste med en velkomstprosess er at den nyansatte raskt skal føle eierskap og stolthet til stillingen. Men, det å sikre at en nyansatt får en god velkomst kan være krevende i en normalsituasjon. Nyansatte trenger kontinuerlig tilbakemelding og veiledning for å forstå sin rolle. Under selve velkomstprosessen er dette et delt ansvar – den nyansatte må aktivt søke tilbakemelding, og leder må gi tilbakemelding jevnlig. Hvordan sikrer vi at nyansatte blir ivaretatt når så mange befinner seg på hjemmekontor?

Photo by cottonbro on Pexels.com

Her er våre tips til hvordan du kan ivareta dine nyansatte på hjemmekontor:

Sørg for forutsigbarhet!

Ha en tydelig opplæringsplan. På denne måten sikrer du en systematisk og oversiktlig introduksjon i stillingen. Legg inn både formelle og uformelle aktiviteter som kan bidra til å skape en unik opplevelse for den nyansatte. Skap trygghet og forutsigbarhet ved å gi den nyansatte et tydelig bilde av hvilke forventninger og mål som gjelder den første tiden. Husk å følge opp planen jevnlig.

Gi den nyansatte en mentor!

Nyansatte trenger støtte og veiledning fra både leder og kolleger for å komme raskt og godt inn i jobben, og for mange er det nyttig å ha en fast støttespiller i starten. En mentor kan være en mer «lommekjent» kollega som får et spesielt ansvar for å gjøre den nyansatte kjent og trygg på kolleger, arbeidsmåter og arbeidsmiljø.

Les mer om mentor/fadder her: Ny på laget – OUS rekruttering

Sørg for at den nyansatte har nødvendig utstyr!

Like viktig som å ha utstyret på plass, må du passe på at den nyansatte får opplæring og støtte i hvordan man bruker det. Har man ikke jobbet i OUS tidligere kan det være utfordrende å logge seg på sykehusets nettverk hjemmefra første gang. Selv vi som har jobbet her lenge opplever utfordringer med teknikken på hjemmekontoret fra tid til annen..!

Informer medarbeider og nøkkelpersoner om at du har en nyansatt!

Send en mail til nøkkelpersoner og medarbeidere og informer om dere har en nyansatt. Fortell når vedkommende begynner, hva hen skal jobbe med, hva hen har gjort tidligere og gjerne litt om hvorfor vedkommende fikk jobben. Oppfordre alle til å invitere den nyansatte på korte digitale møter hvor de kan presentere seg og hva de jobber med.

Bruk video i digitale møter!

Som ny, er det vanskelig å bli kjent dersom man aldri ser kollegaene sine! Skru derfor på video under møtene. Men husk at selv om det å møtes digitalt er et godt alternativ, erstatter det ikke den daglige kontakten. For eksempel mister man den daglige tilbakemeldingen fra leder og kollegaer i form av bekreftende kommentarer, anerkjennende nikk, smil og småprat i gangen.

Involver den nyansatte!

Den nyansatte er gjerne full av engasjement og har et stort ønske om å bidra fra dag én. Be den nyansatte om å komme med innspill til sin egen opplæringsplan, og samarbeid om å lage en oversikt over hvilke oppgaver som skal prioriteres. Gi den nyansatte tydelige rammer, mandater og handlingsrom – og ikke minst tillit.

Ha virtuelle kaffepauser og quiz i lunsjen!

Det vil variere hvor stor innvirkning fravær av sosial kontakt har på den enkelte, avhengig av blant annet hjemmesituasjon og personlighet. Som leder bør du ha dette på radaren. Tenk gjennom om det er mulig å opprette sosiale arenaer, og legg til rette for god informasjonsflyt om hva medarbeidere jobber med internt i egen enhet.

Oppfordre kollegaer til å ta kontakt!

Det er alltid hyggelig å føle seg velkommen og at andre ønsker å bli kjent med deg.