Rekrutteringsåret 2021

Hvordan har det gått med rekrutteringene ved OUS etter annerledesåret 2020? Året vi opplevde rekordmange søkere til stillingene våre, og samfunnet slo et slag for den gode gamle dugnadsånden. 

2021 ble vel heller ikke helt som vi så for oss. Dugnadsånden i samfunnet dabbet av og vi opplevede fremdeles mange restriksjoner og påbud som påvirket livene våre. Samt det faktum at mange av oss fremdeles sitter på hjemmekontor. Med 12 600 færre søkere, men rundt 500 flere annonser enn året før, kjennes kanskje 2021 som et litt dårlig nachspiel.  

Året som var 

I 2021 mottok vi 59914 søknader, vi lyste ut 7542 stillinger i 4696 annonser, som i snitt gir 9,5 søker per stilling vi har lyst ut.

Fordelt på stillingskategori, ser vi at noen kategorier har så lite som 2 søker i snitt på sine stillinger, mens andre kategorier har mer enn 20 søkere i snitt per stilling. Det er med andre ord store forskjeller. 

Med få søkere blir det ekstra viktig å ha gode rekrutteringsprosesser. Du bør sørge for å ha en god stillingsannonse, som skaper et riktig bilde av hvordan jobben og arbeidsplassen er. Finn markedsføreren i deg, å få kandidaten til å ønske seg jobben gjennom annonsens innhold. Så må du sørge for at annonsen gjøres kjent for de rette kandidatene. Få gjerne de ansatte til å dele stillingen i sine nettverk. Det er gratis og kanskje vel så effektivt som kostnadsbelagte alternativer. Husk også at du må sørge for god ivaretakelse av de kandidatene som søker. Også de kandidatene som ikke er aktuell for stillingen. Kanskje er de aktuell ett annet sted i sykehuset. 

Dersom du opplever at du får få søkere, eller har andre rekrutteringsutfordringer – ta gjerne kontakt med HR stab i forkant av neste rekrutteringsprosess! 

Personlig egnethet – Hva er egentlig det?

Vi opplever ofte at det publiseres annonser med setningene «Personlig egnethet vektlegges i stor grad», «personlig egnethet vektlegges», «personlig egnethet vektlegges i meget sterk grad» og «personlig egnethet er meget viktig for stillingen». Måten det skrives på kan gi inntrykk av at det trumfer alt annet.  Men hva betyr egentlig personlig egnethet? Hvordan vet kandidaten om han eller hun er egnet? For hva legger man egentlig i personlig egnethet?

Photo by cottonbro on Pexels.com

Personlig egnethet er de personlige egenskapene en kandidat må ha, i tillegg til utdanning og erfaring, for å utføre jobben på en god måte. Sagt på en annen måte, den uformelle kompetansen man som rekrutterende leder ser etter hos en kandidat.

Å skrive «Personlig egnethet» i annonsen er ikke en kompetanse som kan måles.  Det legger opp til at man bruker magefølelsen, fremfor å legge vekt på de kompetanser som faktisk kreves for stillingen.  

Definisjonen av kompetanse i denne sammenheng er adferd som fører til ønskede jobbresultater.

Så, for å legge til rette for rettferdige rekrutteringsprosesser, hvor vi sørger for å vurdere alle kandidater likt, må vi beskrive hvilke egenskaper vi legger til «personlig egnethet». Vi vil altså at du konkretiserer kompetansene du legger i personlig egnethet for stillingen. På den måten kommer det tydeligere fram hvem du ser etter, og det kan i større grad måles – slik at vurderingene av kandidatene gjøres på likt og tilnærmet sammenlignbart grunnlag for alle kandidater.

Viste du at ved å skrive «personlig egnethet vektlegges» i annonsen, kan du ekskludere mange fra å søke? – Det kan gi inntrykk av at man allerede har en kandidat man ønsker å ansette.

For å hjelpe deg med denne konkretiseringen, har vi utviklet verktøyet «Rekrutteringshjelpen».  Her får du hjelp til å velge kompetanser som beskriver personlige egenskaper som kreves i stillingen, med tips til hva du kan skrive i annonsen fremfor «personlig egnethet». I tillegg får du intervju- og referansesjekkmaler som gir deg forslag til spørsmål som direkte berører de kompetansene du har definert som viktige for stillingen. Du får altså hjelp til å lage gode spørsmål å stille kandidatene. Og alle kandidatene får de samme spørsmålene.

Nedenfor finner du eksempler på kompetanser som kan stå under Personlige egenskaper i stillingsannonsen:

  • Tar raske, klare beslutninger som kan innebære vanskelige valg eller veloverveid risiko
  • Du viser interesse og forståelse for dine kolleger
  • Du er fleksibel og har evne til å tilpasse seg skiftende omstendigheter
  • Du arbeider effektivt i et travelt miljø

Det er viktig at sykehuset har en bevisst og reflektert holdning til vurdering av personlig egnethet. Et felles grunnlag for vurdering vil minske faren for fordommer og diskriminerende holdninger. Du som leder skal ansette den kandidaten som etter en helhetsvurdering anses som best kvalifisert for stillingen. Vurderingen av hvem som er best kvalifisert, gjøres ut fra kompetansekravene (utdanning, yrkeserfaring og personlige egenskaper) som er oppgitt i stillingsannonsen. Det er derfor veldig viktig at du har beskrevet de personlige egenskapene godt.

Husk at vi ved OUS skal ha ryddige og profesjonelle rekrutteringsprosesser med ansettelser ut fra saklige og forsvarlige vurderinger. Det innebærer at valg av den kandidat som er best kvalifisert for stillingen, skal være saklig begrunnet etter at det er gjennomført en forsvarlig saksbehandlingsprosess. Det må derfor kunne dokumenteres skriftlig at det har vært gjennomført strukturerte intervju og referansesjekk.

Det er altså ingen tvil om at «personlig egnethet» er viktig. Vi ønsker at du beskriver hva dette er tydelig i annonsen!

Lykke til med din neste rekruttering!

Mangfold og Inkludering i OUS!

Mangfold handler ikke bare om en bestemt forskjell, men menneskelig variasjon! Når vi snakker om at vi ønsker mangfold ved OUS, snakker vi om at våre medarbeidere skal speile det samfunnet vi lever i. Hvorfor mener vi det er så viktig? Jo, fordi det skaper tryggere pasienter og da øker pasientsikkerheten.

Nylig inngikk OUS en intensjonsavtale med NAV om å få flere utenfor arbeidslivet, inn i arbeidslivet igjen. Inkluderingsdugnaden er et felles samfunnsoppdrag som gjelder både statlig og privat sektor, hvorav et innsatsområde er å inkludere flere personer med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en, samt de med innvandrerbakgrunn

OUS er opptatt av inkluderende rekruttering. Mottar vi kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV eller innvandrerbakgrunn skal det innkalles minst én søker i hver av disse gruppene til intervju. Kandidatene kan krysse av for dette i Webcruiter.

Selv om kandidater kan krysse av for spesielle vurderinger, gjelder alltid kvalifikasjonsprinsippet. Leder skal ansette den kandidaten som etter en helhetsvurdering anses som best kvalifisert for stillingen ut fra kravene som har blitt satt i stillingsannonsen. Dersom en kandidat har krysset av for de overnevnte kategoriene, har leder i henhold til Likestillings- og diskrimineringslovens §11 adgang til å gjøre positiv særbehandling. Det betyr at dersom leder har kandidater som er like godt kvalifisert, kan leder velge den som har krysset av for en av kategoriene.

Vi har også tidligere skrevet om inkluderende rekruttering og hvorfor det er så viktig. Og om hvorfor du bør legge fra deg magefølelsen når du rekrutterer.

Rekrutteringshjelpen!

Samtidig som vi har fokus på å få flere utenfor arbeidslivet inn i jobb igjen, jobber vi med å øke kunnskapen i sykehuset vårt rundt hvordan man legger til rette for mangfoldig og inkluderende rekrutteringsprosesser, med fokus på kompetanse. Nylig lanserte vi verktøyet «Rekrutteringshjelpen», som skal hjelpe deg som leder å ha fokus på kompetanse igjennom hele prosessen, spesielt under intervju og referansesjekk.

Dette verktøyet vil gi deg tilpasset spørsmål til intervju og referansesjekk som er sentrale for stillingen du skal rekruttere til. Noe som igjen kan bidra til at du som leder har fokus på kompetanse og sikrer lik prosess for alle kandidater med strukturerte intervju- og referansemaler. Alle kandidatene får de samme spørsmålene, som sikrer lik behandling. Og det brukes et systematisk skåringssystem i evalueringen som gjør evalueringen i etterkant lettere.

Kompetansebasert intervju er en av de intervjuformene som står aller sterkest i forskningslitteraturen.

Definisjonen av kompetanse er atferd som fører til ønskede jobbresultater, tidligere atferd kan si noe om fremtidig atferd. Den kompetansebaserte tilnærmingen kjennetegnes av at spørsmålene du stiller, direkte berører de kompetansene du har definert som viktig for stillingen.

Rekrutteringshjelpen finner du i eHåndboken!

Mangfoldserklæring!

For å synliggjøre vår ambisjon om å være en inkluderende arbeidsplass med mål om å speile samfunnets mangfold utad, har vi lagt inn en mangfoldserklæring i alle våre stillingsannonser:

Oslo universitetssykehus er en arbeidsplass med stort mangfold. Det mener vi er helt avgjørende for å løse de oppgavene som kreves av oss. Vi ønsker derfor at dette mangfoldet skal gjenspeiles blant søkerne til våre stillinger og oppfordrer alle til å søke uavhengig av hvem du er og hvilken bakgrunn du har.

Visste du?

Visste du forresten at vi har en strategi for likeverdige helsetjenester og mangfold (2017-2021)? Oslo universitetssykehus skal være i front i Norge på å gi likeverdige helsetjenester til pasienter og pårørende. Medarbeiderne våre skal oppleve å være en del av et mangfoldig og inkluderende sykehus.

Slik gjør bruk av statuser i WebCruiter rekrutteringen enklere!

Synes du det kan være uoversiktlig å holde styr på kandidater i rekrutteringsprosessen? Med bruk av statuser i WebCruiter får alle som jobber i samme rekrutteringsprosess enkelt oversikt over kandidatene og hvor de befinner seg i prosessen. I dette innlegget forklarer vi i Personalformidling ved Oslo universitetssykehus hvordan vi benytter statuser i våre rekrutteringsprosesser.

GJESTEINNLEGG AV LISA ELVAKER, ENHETSLEDER OG CELINA TUDBORG LAKHAN, HR-RÅDGIVER I PERSONALFORMIDLING

Photo by cottonbro on Pexels.com

Personalformidling er OUS sin interne bemanningsseksjon, som ansetter ekstravakter og faste ansatte til sykehuset. Vi har både egne rekrutteringsprosesser og samarbeider med ulike avdelinger om felles rekrutteringer.

Vi samarbeider med flere enheter ved OUS angående utforming av annonsen, utlysning og ansettelse. Vi jobber også teambasert innad i Personalformidling med både kontinuerlige og periodevise rekrutteringer hvor flere HR-konsulenter samarbeider om oppgavene. Dette stiller krav til transparente og strukturerte rekrutteringsprosesser slik at flere kan jobbe i samme stillingsannonser.

Status i WebCruiter oppdateres kontinuerlig med; aktuell, aktuell for intervju, 1. intervju, referansesjekk, ansatt, uaktuell, sendt avslagsbrev. Statusene indikerer kandidatenes aktualitet for stillingen, samt hvor langt de aktuelle kandidatene er i ansettelsesprosessen.Det er da enkelt for alle som er involvert i rekrutteringen, å følge med i prosessen underveis da det bare er å sortere søkere etter status.

Fordelene ved bruk av statuser for oss i Personalformidling er mange. Ved standardisert bruk av statuser minsker blant annet sårbarheten ved fravær, da konsulenter og ledere enkelt kan hoppe inn og ut av en prosess. De periodevise rekrutteringene gir i tillegg ofte store søkermasser, og ved å benytte status på søkerne kan vi enklere gjennomføre korte og ryddige prosesser. Leder og andre som har tilgang til rekrutteringen, men som ikke er delaktige i prosessen, kan også enkelt gå inn i annonsen og følge med ved å se søkernes statuser.

Status i WebCruiter bidrar for oss i Personalformidling til standardiserte prosesser som gir muligheten til at flere kan delta i rekrutteringen, i tillegg til at kandidatene får en rettferdig og effektiv rekrutteringsprosess. Vi anbefaler alle ledere å bruke statusene aktivt i sine rekrutteringsprosesser!

Hvorfor ha en oppdatert LinkedIn-profil?

LinkedIn er ikke bare for deg som søker jobb, men er først og fremst et sted for å skape kontakter og synliggjøre seg selv. Hvorfor ønsker vi at våre ansatte skal være på LinkedIn?

LinkedIn er en profesjonell plattform som benyttes av både privatpersoner og bedrifter. Kanalen er assosiert med det profesjonelle og vi bruker det på en annen måte enn for eksempel Facebook. LinkedIn er derfor en god plattform for bedrifter å benytte seg av, noe vi også gjør. OUS har sin egen bedriftsprofil der vi har som mål å vise frem alt det spennende som skjer ved sykehuset vårt og våre flotte medarbeidere.

Vi ønsker å oppfordre alle våre ledere og medarbeidere til å ha en oppdatert LinkedIn-profil!

Hvorfor lurer du på?

OUS sin bedriftsside vil få bedre rekkevidde hvis alle våre ledere og medarbeidere knytter seg til vår bedriftsprofil. Men, vi ser også på dere som ambassadører for OUS. Deres profiler vil vise frem hvilken ekspertise og kompetanse som finnes i sykehuset vårt! Vi ser flere engasjerte og dyktige medarbeidere som aktivt både skaper og deler innhold. Det synes vi er veldig inspirerende!

Men, det er ikke bare fordi du skal være vår ambassadør.

Du finnes på google!

Når du som leder lyser ut en stilling er det ikke uvanlig at kandidater som er nysgjerrige på stillingen googler deg og kontaktpersoner i annonsen. LinkedIn-profilen kommer som regel opp som et av de øverste treffene på google, og derfor et naturlig sted for kandidatene å få mer informasjon om hvem du er og hvem de kanskje skal jobbe med.

Bygg nettverk!

LinkedIn er også en kanal for å bygge nettverk. Et nettverk som du kan bruke neste gang du skal lyse ut en stilling. Enten fordi drømmekandidaten er der, eller fordi noen i dette nettverket kjenner til drømmekandidaten og kan dele stillingen. I Norge har 30 % av befolkningen over 18 år en LinkedIn-profil. Selv om det ikke er så mange som bruker LinkedIn daglig – ser vi at noen bruker sin profiler aktivt for å holde kontakt og dele kunnskap.

Hva skal til for å lage en god LinkedIn-profil?

LinkedIn er ikke bare en «copy-paste» av din CV, det er en kanal der du kan markedsføre deg selv! Her har vi samlet opp noen tips som kan få deg i gang:

Bilde

LinkedIn er et profesjonelt nettverk, så unngå samme type profilbilde som du kanskje ville valgt i andre, mer private, sosiale medier. Har du en mobiltelefon med portrettmodus, kan du ta et profilbilde av deg selv som ser profesjonelt ut!

Overskrift

LinkedIn setter automatisk stillingstittel og bedrift som overskrift, men denne linjen er også den informasjonen som er mest synlig i søk og over forslag på kontakter. Det kan derfor være bedre å bruke denne linjen for å introdusere deg. Bruk for eksempel nøkkelord som beskriver fagområdet ditt. 

Sammendrag

Benytt muligheten til å skryte litt av deg selv! Her kan du summere opp dine nøkkelkvalifikasjoner og fremheve hva du brenner for.

Fyll ut så mye av profilen som mulig!

Dersom du fyller ut all informasjon på LinkedIn, vil din profil bli markert med «Toppklassen». Hvorfor ønsker du det? Jo, fordi LinkedIn prioriterer komplette profiler ved søk. Vil du bli funnet av samarbeidspartnere og tidligere kollegaer, bør du optimalisere profilen din.

Mange lister opp alle jobbene de har hatt fra ungdomstiden frem til nå, det trenger du ikke. Ha med det som er relevant og aktuelt. List kun opp det som bidrar for det du ønsker å oppnå med din tilstedeværelse på LinkedIn.

Hva med et tips til innlegg du kan dele?

Del innhold som er relevant for ditt fagfelt eller fortell om et prosjekt du arbeider med. Det er også mulig å lage en diskusjonstråd om et interessant tema.

Lykke til!

Inkluderende rekruttering

Hvordan kan vi ved OUS sikre at vi rekrutterer på en inkluderende måte?

Oslo universitetssykehus er en arbeidsplass med stort mangfold. Det mener vi er helt avgjørende for å løse de oppgavene som kreves av oss. Mangfold er en styrke og fordel på en arbeidsplass. Mangfold fører til økt produktivitet, innovasjon, bedre beslutningsprosesser, økt medarbeidertilfredshet og lavere turnover.

Photo by ATC Comm Photo on Pexels.com

Rekrutteringsprosesser setter oss i kontakt med svært mange potensielle medarbeidere. I 2020 mottok vi over 70 500 søknader. Alle disse kandidatene danner seg et inntrykk av oss basert på hvordan de behandles. OUS skal følge kandidatene gjennom hele søknadsprosessen og sørge for at de behandles respektfullt og opplever prosessen som positiv.

Ubevisste fordommer

Det sies at 90 % av diskrimineringen foregår før intervjuet. Bevisst eller ubevisst fokuserer vi på faktorer som ikke er relevante for å lykkes i stillingen. Vi må ta et oppgjør med våre ubevisste fordommer, les mer her: Stoler du på magefølelsen når du rekrutterer?

Forarbeidet i rekrutteringen er helt sentralt for å fremme inkluderende rekruttering og unngå feilansettelser. Et godt grunnlag bidrar til at vi foretar vurderinger som er i tråd med kompetansekravene i stillingen. Den videre prosessen er også viktig.

Vi tar deg nå gjennom trinnene: Jobbanalyse – annonsering – grovsortering av søkerne – intervju.

Jobbanalyse – Kravspesifikasjonen

  • Er dere tydelige i beskrivelsen av hvilke kompetanser, erfaringer og kunnskap som kreves for den aktuelle stillingen? Hvis du lister opp kompetanser, for eksempel språkferdigheter eller utdanning, som ikke er relevant for stillingen, kan det ekskludere mange som ellers ville ha søkt på jobben.
  • Gjør dere en klar forskjell mellom nøkkelkvalifikasjoner og verdifull kunnskap? Eller må-krav og bør-krav? Det kan være greit å ta en runde på hva som er et må-krav og bør-krav. Lang liste med krav bidrar til å ekskludere potensielle søkere.
  • Har dere latt noen andre lese gjennom kravspesifikasjonen for å se om den er lett å forstå? Noen ganger er det lett å anta en viss forkunnskap fordi du selv allerede er en del av arbeidsplassen og kulturen.

Annonsering

  • Hvordan blir annonsen din formulert? Bruker dere ord og uttrykk som har sterk tilknytning til en bestemt gruppe i samfunnet? Prøv å bruke kjønnsnøytrale ord og unngå pronomen som «han» og «hun».
  • Hvor publiserer dere annonsen? Er det på plattformer og sosiale medier som fremmer mangfold?
  • Treffer annonsen målgrupper dere ikke har klart å nå før? Hvis dere leter etter kandidater der dere alltid har vært på utkikk etter kandidater, vil dere sannsynligvis få samme type kandidater som før. Prøv å finne nye måter å nå et bredere publikum på.
  • Kan verdier og arbeidskultur som fremmer et likestilt arbeidsmiljø inkluderes i stillingsannonsen?

Grovsortering av søkerne

  • Vurder jobbsøknaden og CV-en opp mot kompetansekravene du stilte i utlysningsteksten.
  • Har dere prøvd å skrive ut CV og søknad uten personalia/personlige opplysninger når dere skal vurdere søkerne? Da fokuserer du på kompetanse og erfaring fremfor navn, alder og bosted.
  • Vurder kandidatene med de samme metodene.
  • Ranger kandidatenes kvalifikasjoner i en matrise. På den måten får magefølelse og fordommer mindre plass (se illustrasjon).
 Krav 1Krav 2Krav 3
Kandidat 1   
Kandidat 2   
Kandidat 3   
Matrise – vurdering av kandidater
  • Prioriter kandidater basert på hvor godt de oppfyller kvalifikasjonskravene
  • Ser prosessen lik ut for alle kandidater? At den er rettferdig designet for alle deltakere er et grunnlag for inkluderende rekruttering.

Intervju

  • Gjenspeiler intervjugruppen at det er mangfold i enheten/seksjonen deres? Det skaper gjerne en mer inkluderende følelse hvis det er tilfelle.
  • Fokuserer dere på å skape en innbydende og varm atmosfære? Da opplever kandidaten med større sannsynlighet for at vedkommende kan være seg selv.
  • Møter dere kandidatene med et åpent sinn og tenker over ubevisste fordommer?
  • Stiller dere samme spørsmål til alle kandidater?
  • Bruker dere kompetansebaserte intervjuspørsmål? Med andre ord spørsmål som er direkte knyttet til kompetanser, egenskaper og styrkene som trengs for å utføre jobben som nåværende stilling innebærer.


Oppsummering

Jobbanalysen – kravspesifikasjonen må være tydelig på hva som kreves for å lykkes i stillingen. Tydeliggjør hva som er må-krav og hva som er bør-krav. Prøv å bruke kjønnsnøytrale ord og unngå pronomen som «han» og «hun» i stillingsannonsen. Få gjerne frem verdier og arbeidskultur som fremmer et likestilt arbeidsmiljø. Vurder jobbsøknaden og CV-en opp mot kompetansekravene du stilte i utlysningsteksten. Skriv ut CV og søknad uten personlige opplysninger når dere skal vurdere søkerne. Ranger kandidatenes kvalifikasjoner i en matrise. Bruk kompetansebaserte spørsmål og still de samme spørsmålene til alle kandidatene. Spørsmål bør være direkte knyttet til kompetanser, egenskaper og styrkene som trengs for å utføre jobben som nåværende stilling innebærer.

Lykke til!

Hold kandidatene varme!

Har du tenkt over hvordan kandidatene vurderer oss som arbeidsgiver igjennom en rekrutteringsprosess?

Å søke jobb kan være en følsom prosess for kandidatene.  De vier tid og energi i å presentere seg selv og sin CV, og mange kan kjenne på redsel for å bli avvist. Dette skal vi ta på alvor. Det er vår oppgave å møte denne innsatsen med respekt, slik at deres innsats ikke oppleves som bortkastet. Også for de kandidatene som ikke får jobben.

Photo by NMQ on Pexels.com

OUS mottok i 2020 over 70 500 søknader. Med andre ord er vi i kontakt med svært mange dyktige mennesker. Og en kandidat som ikke nådde opp på din utlysning, kan være drømmekandidaten et annet sted i OUS. Det er derfor kjempeviktig at vi ikke risikerer at noen unngår å søke på stillinger ved OUS fordi de ikke opplevde seg godt ivaretatt.

Men, hvordan kan du ivareta alle dine kandidater på en god måte?

Det er OUS sin uttalte regel at alle kandidater skal behandles respektfullt gjennom hele rekrutteringsprosessen. Å behandle kandidatene respektfullt innebærer blant annet vi skal:

  • Behandle søknader og vedlegg konfidensielt
  • Vurdere alle søknader seriøst
  • Gi kandidatene god og riktig informasjon
  • Informere kandidatene fortløpende og så raskt som mulig
  • Tiltale kandidatene på en vennlig og respektfull måte

Det å gi kandidatene god informasjon og informere de fortløpende er et veldig enkelt og effektfullt tiltak. I Webcruiter har du mulighet til å sende epost til kandidater som har søkt for å informere om prosessen videre eller gi beskjed dersom prosessen tar lengere tid enn forventet. Vi har laget to epostmaler som ligger inne som valg når du skal sende epost til kandidater: «Epost etter søknadsfrist» og «epost utvidet søknadsfrist».

«Epost etter søknadsfrist» bør alle sende til kandidater som har søkt når søknadsfrist er passert. Der informeres det om antall søkere og at vi nå skal vurdere søknadene og kontakte kvalifiserte kandidater til intervju. Det er mulig å redigere i teksten selv, og fint om du legger til informasjon om hvor lang tid prosessen vil ta.

Det hender at det oppstår situasjoner hvor man er nødt til å utvide søknadsfristen, da bør man også informere de som har søkt om dette. Da kan man bruke malen «Epost utvidet søknadsfrist». Her må du gjerne tilpasse innholdet og informere om hvorfor søknadsfristen er utvidet.

Har du forslag til andre maler, eller det er noe du savner – gi oss beskjed!

Effektive rekrutteringsprosesser – ja takk!

Nyttige erfaringer fra Avdeling for transplantasjonsmedisin

Photo by cottonbro on Pexels.com

Janne Marlene Gripheim og Therese Bævre ønsket å prøve noe nytt for å effektivisere rekrutteringen av ferievikarer for 2021.

Seksjonslederne samarbeider om å rekruttere og ansette sommerferievikarer. Tidligere erfaringer viste at dette var svært tidskrevende og resulterte i mye arbeid. De har hatt store søkermasser med godt kvalifiserte søkere, men flaskehalsen har rett og slett vært at prosessen har vært for omfattende og tidkrevende i en hektisk arbeidshverdag.

Janne og Therese leder to store sengeposter på Rikshospitalet innen feltet transplantasjonsmedisin (transplantasjonskirurgi og nyre-gastromedisin). De hadde behov for totalt 10 ferievikarer for å sikre ferieavvikling hos faste ansatte.

Målet var å effektivisere rekrutteringsprosessen, men likevel beholde kvaliteten på arbeidet.

Foto: Therese Bævre og Janne Marlene Gripheim

Hvilke tiltak ble gjort?

1. Forbedring av stillingsannonse

Stillingsannonsen fikk et løft med overskrift som vekket nysgjerrighet, og en inviterende innledning. Det ble gitt god informasjon om avdelingen og praktisk informasjon om rekrutteringsprosessen. Det kom tydelig frem hvilke personlige egenskaper som var viktig for stillingen, og hva avdelingen kunne tilby kandidaten av muligheter og opplæring.

2. Screening – kandidaten fikk score

Det ble satt på screeningspørsmål i Webcruiter. Kandidatene måtte svare på spørsmål før de sendte inn søknaden. Svarene på spørsmålene fikk en poengsum, og basert på dette fikk Janne og Therese en oversikt over kandidatmassen. I denne rekrutteringen var det relevant å kartlegge hvilke kandidater som har autorisasjon, erfaring som sykepleier, samt erfaring fra sykehus.

3. Profilering av avdelingen på Instagram

Instragramkonoten (OUS-Transplantasjon) delte Janne og Therese 6 innlegg om sykepleiere som jobber på postene, om deres hverdag og hva som gjør seksjonene til en attraktiv arbeidsplass. Flere av innleggene ble delt på OUS sin Instagram og Facebook. Det viste seg å gi god PR!

4. Speedintervju

Janne og Therese gjennomførte 15 minutters «speedintervju» digitalt over to dager. Her fikk de svar på nyttig informasjon som var avgjørende for hvem som gikk videre. Her trakk vi ut de fire mest sentrale spørsmålene fra OUS intervjumal. Det ble brukt et scoringssystem på kandidatene for å få oversikt over hvem som var kvalifisert for et intervju.

5. Digitale intervju

Deretter ble det gjennomført digitale intervju. Dette ble gjort innenfor en uke og tok mellom 30-40 minutter. Her benyttet de strukturert intervju med resten av spørsmålene fra OUS intervjumal.  

Dette må vi gjenta – Reduksjon av tid og positive erfaringer

Janne og Therese sitter igjen med en følelse av å ha hatt en mye bedre rekrutteringsprosess denne gangen. De fikk mange gode søkere på stillingsannonsen og de opplevde kandidatene var mye mer forberedt. Ved å skrive i annonsen hvilke dager det skulle gjennomføres speedintervjuer var kandidatene forberedt og stilte til de tidene de fikk utdelt.

Det var en veldig god måte å sile kandidatene på med speedintervjuer. Speedintervjuer fungerte overraskende bra, og i løpet av 2 dager så hadde de intervjuet 22 kandidater. Her var det mye tid å spare. Screeningen i Webcruiter hjalp med å avgjøre ut hvem de skulle kalle inn til speedintervju. Digitale intervjuer fungerte også mye bedre enn ventet og de ser ingen grunn til å slutte med det selv om pandemien takker for seg.

Konklusjonen fra Janne og Therese var at de totalt sett brukte mindre tid enn tidligere år, og at de vil gjøre det på denne måten til neste år!

Hvordan ivareta nyansatte på hjemmekontor?

Det viktigste med en velkomstprosess er at den nyansatte raskt skal føle eierskap og stolthet til stillingen. Men, det å sikre at en nyansatt får en god velkomst kan være krevende i en normalsituasjon. Nyansatte trenger kontinuerlig tilbakemelding og veiledning for å forstå sin rolle. Under selve velkomstprosessen er dette et delt ansvar – den nyansatte må aktivt søke tilbakemelding, og leder må gi tilbakemelding jevnlig. Hvordan sikrer vi at nyansatte blir ivaretatt når så mange befinner seg på hjemmekontor?

Photo by cottonbro on Pexels.com

Her er våre tips til hvordan du kan ivareta dine nyansatte på hjemmekontor:

Sørg for forutsigbarhet!

Ha en tydelig opplæringsplan. På denne måten sikrer du en systematisk og oversiktlig introduksjon i stillingen. Legg inn både formelle og uformelle aktiviteter som kan bidra til å skape en unik opplevelse for den nyansatte. Skap trygghet og forutsigbarhet ved å gi den nyansatte et tydelig bilde av hvilke forventninger og mål som gjelder den første tiden. Husk å følge opp planen jevnlig.

Gi den nyansatte en mentor!

Nyansatte trenger støtte og veiledning fra både leder og kolleger for å komme raskt og godt inn i jobben, og for mange er det nyttig å ha en fast støttespiller i starten. En mentor kan være en mer «lommekjent» kollega som får et spesielt ansvar for å gjøre den nyansatte kjent og trygg på kolleger, arbeidsmåter og arbeidsmiljø.

Les mer om mentor/fadder her: Ny på laget – OUS rekruttering

Sørg for at den nyansatte har nødvendig utstyr!

Like viktig som å ha utstyret på plass, må du passe på at den nyansatte får opplæring og støtte i hvordan man bruker det. Har man ikke jobbet i OUS tidligere kan det være utfordrende å logge seg på sykehusets nettverk hjemmefra første gang. Selv vi som har jobbet her lenge opplever utfordringer med teknikken på hjemmekontoret fra tid til annen..!

Informer medarbeider og nøkkelpersoner om at du har en nyansatt!

Send en mail til nøkkelpersoner og medarbeidere og informer om dere har en nyansatt. Fortell når vedkommende begynner, hva hen skal jobbe med, hva hen har gjort tidligere og gjerne litt om hvorfor vedkommende fikk jobben. Oppfordre alle til å invitere den nyansatte på korte digitale møter hvor de kan presentere seg og hva de jobber med.

Bruk video i digitale møter!

Som ny, er det vanskelig å bli kjent dersom man aldri ser kollegaene sine! Skru derfor på video under møtene. Men husk at selv om det å møtes digitalt er et godt alternativ, erstatter det ikke den daglige kontakten. For eksempel mister man den daglige tilbakemeldingen fra leder og kollegaer i form av bekreftende kommentarer, anerkjennende nikk, smil og småprat i gangen.

Involver den nyansatte!

Den nyansatte er gjerne full av engasjement og har et stort ønske om å bidra fra dag én. Be den nyansatte om å komme med innspill til sin egen opplæringsplan, og samarbeid om å lage en oversikt over hvilke oppgaver som skal prioriteres. Gi den nyansatte tydelige rammer, mandater og handlingsrom – og ikke minst tillit.

Ha virtuelle kaffepauser og quiz i lunsjen!

Det vil variere hvor stor innvirkning fravær av sosial kontakt har på den enkelte, avhengig av blant annet hjemmesituasjon og personlighet. Som leder bør du ha dette på radaren. Tenk gjennom om det er mulig å opprette sosiale arenaer, og legg til rette for god informasjonsflyt om hva medarbeidere jobber med internt i egen enhet.

Oppfordre kollegaer til å ta kontakt!

Det er alltid hyggelig å føle seg velkommen og at andre ønsker å bli kjent med deg.

Personalformidling rekrutterer morgendagens faste ansatte!

Personalformidling er en seksjon i OUS som ansetter ekstravakter og fast ansatte. Vi dekker opp korttids- og langtidsfravær over hele sykehuset. I 2020 dekket personell fra Personalformidling rett i underkant av 100.000 vakter fordelt over alle sykehusets klinikker. Vi er en viktig rekrutteringskanal ved sykehuset. Mange av dagens faste ansatte startet som ekstravakt hos oss. Derfor sier vi at vi rekrutterer morgendagens faste ansatte! Vi satser på autorisert helsepersonell, og kommende autorisert helsepersonell (studenter). Vi håper at de, ved å starte som ekstravakt hos oss, får et godt innblikk i sykehuset som helhet og at de etter hvert kan ansettes i faste stillinger på avdelinger der det er en god match mellom kompetanse, erfaring, leder og ekstravakt.

GJESTEINNLEGG AV TIRIL FRIID-HAUGLUND, ENHETSLEDER I PERSONALFORMIDLING

Photo by fauxels on Pexels.com

Vi har ofte mange søkere til annonsene våre og er flere som rekrutterer, derfor er det viktig for oss at vi jobber etter tydelige retningslinjer på hva vi ser etter hos kandidatene. På den måten sikrer vi at vi rekrutterer inn ekstravakter som kan dekke behovet i sykehuset på en god måte. Vi jobber også etter en fast struktur gjennom hele rekrutteringsprosessen. Dette skal sikre at kandidatene får en rettferdig behandling, og et godt inntrykk av OUS som arbeidsgiver, samt at vi kvalitets sikrer de vi ansetter.

Hva definerer Personalformidling som kvalitet?

Vårt mål er å kvalitetssikre alle ledd i prosessen. Noe av det vi har fokus på er å etterspørre og innhente nødvendig dokumentasjon i henhold til krav i stillingene, som HPR-nummer, politiattest, arbeids- og oppholdstillatelse der det er nødvendig, samt vitnemål. Hos oss er det søkerens ansvar å legge ved all nødvendig dokumentasjon når de søker. Vi oppfordrer i annonsene alle våre søkere til å benytte seg av Vitnemålsportalen for opplasting av vitnemål, og håper på sikt at enda flere vil benytte seg av dette enn det vi ser i dag. Dette vil øke kvaliteten ytterligere ved at vi er sikre på at vedlagt dokumentasjon er korrekt. For ufaglærte krever vi dokumentasjon på lønnet pleierfaring fra sykehus eller sykehjem.

For å sikre en rettferdig vurdering av kandidatene gjennomfører vi strukturert intervju med kandidatene. På denne måten sikrer vi at kandidaten får en god opplevelse av intervjuet og OUS, samtidig som det hjelper oss å fjerne ubevisste fordommer eller den berømte magefølelsen.

Vi legger stor vekt på referanser, og kontakter alltid 2 referanser i etterkant av intervjuet. Har søker jobbet i sykehuset tidligere innhenter vi alltid intern referanse.

Oppsummert

Kan vi si at kontroll av vedlagt dokumentasjon er den ene delen av kvalitetssikringen, mens møtet med kandidaten og referansesjekken er den andre delen av kvalitetssikringen. Når dette er sagt vil ikke dette alene kunne predikere hvordan den vi ansetter faktisk presterer ute i sykehuset, men det er med på å øke sjansene for at de vi ansetter holder et visst nivå.

Følgende mener Personalformidling er viktig for å sikre kvalitet i rekrutteringsprosessen:

  • Sjekk at nødvendig dokumentasjon er på plass
  • Følg alle kandidatene gjennom den samme strukturerte rekrutteringsprosessen
  • Sjekk alltid referanser

Personalformidling ønsker å behandle alle sine søkere med respekt i tråd med sykehusets verdier, slik at også de som ikke får tilbud om stilling får et godt inntrykk av Oslo universitetssykehus.