Hvordan skrive inkluderende annonser?

Har du tenkt over det, at måten du skriver annonsen på har betydning for hvilke kandidater som søker? Jobbsøkere speiler seg selv i annonsen. Kandidatene vil gjerne bli den personen annonsen spør etter. Skriver du en tekst med byråkratisk språk, så tar kandidatene frem den byråkratiske siden av seg selv. Du kan risikere å gå glipp av verdifull kompetanse ved at noen faller av allerede i første avsnitt. Motsatt fanger du kanskje ikke de mer erfarne kandidatene dersom du skriver for ungdommelig.

Photo by Mark Neal on Pexels.com

I en travel arbeidshverdag er det kanskje ikke så lett å være kreativ. «Beate» har sluttet og noen må ta over hennes oppgaver. Det stilles noen krav som kandidaten må oppfylle for å kunne ha den stillingen, så du lister opp disse. Du skriver litt om hvordan dere er organisert og tar med mangfoldserklæringen (den er jo inkluderende!?). Også skriver du noe om at arbeidsmiljøet er bra, og at her får du lønn og pensjonsordninger. Så publiserer du annonsen og venter på at kandidatene skal strømme på.

Vi må skrive for kandidaten, skape en følelse og få kandidaten til å ønske seg jobben!

Dette er satt litt på spissen, men vi ser at søkertallene er dalende og flere og flere ledere melder om utfordringer med å få tak i gode medarbeidere. Så hva kan vi gjøre da? Blir det et veldig formelt språk i annonsen oppleves den som nøytralt og upersonlig. Språket skaper avstand mellom sender og mottaker. Vi må skrive for kandidaten, skape en følelse og få kandidaten til å ønske seg jobben!

Dagens kandidater, og gjerne den yngre aldersgruppen, ønsker åpen kommunikasjon. De har en annen forventning til måten vi kommuniserer på og krever gjerne mer fleksibilitet. De har en helt annen forventning til arbeidslivet, og forventer at arbeidsgiveren legger til rette for at de skal bli værende.

Så kanskje vi skal tenke litt nytt rundt kulepunktene med krav vi stiller og det lange avsnittet om hvor i organisasjonen enheten ligger (gjerne med et hav av forkortelser ingen utenfor forstår)?

Krav i annonsen kan virke ekskluderende!

Forskning viser at kvinner oftest søker på stillinger der de fyller samtlige krav som stilles i annonsen. Menn derimot, søker dersom de fyller halvparten av kravene. Du risikerer altså å ekskludere mange kvinnelige kandidater dersom du lister opp krav som egentlig ikke er nødvendige, men kjekt å ha. Så fokuser på kvalifikasjoner kandidatene MÅ ha, så åpner du opp for at flere blir motivert til å søke.

Ordvalg i annonsen kan virke ekskluderende!

Forskning viser at mannlige ordvalg støter bort kvinnelige søkere, mens kvinnelig språkbruk faktisk lokker begge kjønn. Altså vil du få flere og mer varierte søkere dersom du skriver feminine annonser. For å gjøre annonsen mer feminin kan man skrive «selvstendig» eller «trygg» i stedet for «selvsikker». I stedet for «sterke kommunikasjons- og påvirkningsevner», har kandidaten «Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner og er en teambygger»

Stammespråk og forkortelser kan ekskludere!

Dette kan også bidra til å ekskludere, fordi du skriver på en måte søkeren ikke forstår. Det blir for internt og du skaper avstand til kandidatene. Husk at målet er å skrive for kandidaten og få kandidaten til å ønske seg jobben!

Det er kandidatens marked!

Dette innebærer at du som arbeidsgiver må gjøre deg mer attraktiv og synlig, uten å samtidig tiltrekke deg ukvalifiserte søkere. Fokuset må være på oppdraget kandidaten skal gjøre hos dere og hvordan dere i felleskap skal jobbe for å komme i havn med det oppdraget. Hva kjennetegner kandidaten som vil både lykkes og trives i stillingen hos dere?

Noen tips på veien:

• Ta utgangspunkt i hvilken kompetanse som trengs når du formulerer krav i rollen, ikke i hvem som hadde stillingen før.
• Bruk et inkluderende språk, som gjør at både kvinner og menn føler seg inkludert.
• Hold listen med krav så kort som mulig.
• Skriv mer utfyllende rundt arbeidsoppgavene med for eksempel beskrivelse av sammenheng, kultur og verdivurderinger.
• Bildene i webcruiter skal tydeliggjøre likestillingsarbeidet og komplimentere mangfoldserklæringen.

Rekrutteringsåret 2021

Hvordan har det gått med rekrutteringene ved OUS etter annerledesåret 2020? Året vi opplevde rekordmange søkere til stillingene våre, og samfunnet slo et slag for den gode gamle dugnadsånden. 

2021 ble vel heller ikke helt som vi så for oss. Dugnadsånden i samfunnet dabbet av og vi opplevede fremdeles mange restriksjoner og påbud som påvirket livene våre. Samt det faktum at mange av oss fremdeles sitter på hjemmekontor. Med 12 600 færre søkere, men rundt 500 flere annonser enn året før, kjennes kanskje 2021 som et litt dårlig nachspiel.  

Året som var 

I 2021 mottok vi 59914 søknader, vi lyste ut 7542 stillinger i 4696 annonser, som i snitt gir 9,5 søker per stilling vi har lyst ut.

Fordelt på stillingskategori, ser vi at noen kategorier har så lite som 2 søker i snitt på sine stillinger, mens andre kategorier har mer enn 20 søkere i snitt per stilling. Det er med andre ord store forskjeller. 

Med få søkere blir det ekstra viktig å ha gode rekrutteringsprosesser. Du bør sørge for å ha en god stillingsannonse, som skaper et riktig bilde av hvordan jobben og arbeidsplassen er. Finn markedsføreren i deg, å få kandidaten til å ønske seg jobben gjennom annonsens innhold. Så må du sørge for at annonsen gjøres kjent for de rette kandidatene. Få gjerne de ansatte til å dele stillingen i sine nettverk. Det er gratis og kanskje vel så effektivt som kostnadsbelagte alternativer. Husk også at du må sørge for god ivaretakelse av de kandidatene som søker. Også de kandidatene som ikke er aktuell for stillingen. Kanskje er de aktuell ett annet sted i sykehuset. 

Dersom du opplever at du får få søkere, eller har andre rekrutteringsutfordringer – ta gjerne kontakt med HR stab i forkant av neste rekrutteringsprosess! 

Mangfold og Inkludering i OUS!

Mangfold handler ikke bare om en bestemt forskjell, men menneskelig variasjon! Når vi snakker om at vi ønsker mangfold ved OUS, snakker vi om at våre medarbeidere skal speile det samfunnet vi lever i. Hvorfor mener vi det er så viktig? Jo, fordi det skaper tryggere pasienter og da øker pasientsikkerheten.

Nylig inngikk OUS en intensjonsavtale med NAV om å få flere utenfor arbeidslivet, inn i arbeidslivet igjen. Inkluderingsdugnaden er et felles samfunnsoppdrag som gjelder både statlig og privat sektor, hvorav et innsatsområde er å inkludere flere personer med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en, samt de med innvandrerbakgrunn

OUS er opptatt av inkluderende rekruttering. Mottar vi kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV eller innvandrerbakgrunn skal det innkalles minst én søker i hver av disse gruppene til intervju. Kandidatene kan krysse av for dette i Webcruiter.

Selv om kandidater kan krysse av for spesielle vurderinger, gjelder alltid kvalifikasjonsprinsippet. Leder skal ansette den kandidaten som etter en helhetsvurdering anses som best kvalifisert for stillingen ut fra kravene som har blitt satt i stillingsannonsen. Dersom en kandidat har krysset av for de overnevnte kategoriene, har leder i henhold til Likestillings- og diskrimineringslovens §11 adgang til å gjøre positiv særbehandling. Det betyr at dersom leder har kandidater som er like godt kvalifisert, kan leder velge den som har krysset av for en av kategoriene.

Vi har også tidligere skrevet om inkluderende rekruttering og hvorfor det er så viktig. Og om hvorfor du bør legge fra deg magefølelsen når du rekrutterer.

Rekrutteringshjelpen!

Samtidig som vi har fokus på å få flere utenfor arbeidslivet inn i jobb igjen, jobber vi med å øke kunnskapen i sykehuset vårt rundt hvordan man legger til rette for mangfoldig og inkluderende rekrutteringsprosesser, med fokus på kompetanse. Nylig lanserte vi verktøyet «Rekrutteringshjelpen», som skal hjelpe deg som leder å ha fokus på kompetanse igjennom hele prosessen, spesielt under intervju og referansesjekk.

Dette verktøyet vil gi deg tilpasset spørsmål til intervju og referansesjekk som er sentrale for stillingen du skal rekruttere til. Noe som igjen kan bidra til at du som leder har fokus på kompetanse og sikrer lik prosess for alle kandidater med strukturerte intervju- og referansemaler. Alle kandidatene får de samme spørsmålene, som sikrer lik behandling. Og det brukes et systematisk skåringssystem i evalueringen som gjør evalueringen i etterkant lettere.

Kompetansebasert intervju er en av de intervjuformene som står aller sterkest i forskningslitteraturen.

Definisjonen av kompetanse er atferd som fører til ønskede jobbresultater, tidligere atferd kan si noe om fremtidig atferd. Den kompetansebaserte tilnærmingen kjennetegnes av at spørsmålene du stiller, direkte berører de kompetansene du har definert som viktig for stillingen.

Rekrutteringshjelpen finner du i eHåndboken!

Mangfoldserklæring!

For å synliggjøre vår ambisjon om å være en inkluderende arbeidsplass med mål om å speile samfunnets mangfold utad, har vi lagt inn en mangfoldserklæring i alle våre stillingsannonser:

Oslo universitetssykehus er en arbeidsplass med stort mangfold. Det mener vi er helt avgjørende for å løse de oppgavene som kreves av oss. Vi ønsker derfor at dette mangfoldet skal gjenspeiles blant søkerne til våre stillinger og oppfordrer alle til å søke uavhengig av hvem du er og hvilken bakgrunn du har.

Visste du?

Visste du forresten at vi har en strategi for likeverdige helsetjenester og mangfold (2017-2021)? Oslo universitetssykehus skal være i front i Norge på å gi likeverdige helsetjenester til pasienter og pårørende. Medarbeiderne våre skal oppleve å være en del av et mangfoldig og inkluderende sykehus.

Slik gjør bruk av statuser i WebCruiter rekrutteringen enklere!

Synes du det kan være uoversiktlig å holde styr på kandidater i rekrutteringsprosessen? Med bruk av statuser i WebCruiter får alle som jobber i samme rekrutteringsprosess enkelt oversikt over kandidatene og hvor de befinner seg i prosessen. I dette innlegget forklarer vi i Personalformidling ved Oslo universitetssykehus hvordan vi benytter statuser i våre rekrutteringsprosesser.

GJESTEINNLEGG AV LISA ELVAKER, ENHETSLEDER OG CELINA TUDBORG LAKHAN, HR-RÅDGIVER I PERSONALFORMIDLING

Photo by cottonbro on Pexels.com

Personalformidling er OUS sin interne bemanningsseksjon, som ansetter ekstravakter og faste ansatte til sykehuset. Vi har både egne rekrutteringsprosesser og samarbeider med ulike avdelinger om felles rekrutteringer.

Vi samarbeider med flere enheter ved OUS angående utforming av annonsen, utlysning og ansettelse. Vi jobber også teambasert innad i Personalformidling med både kontinuerlige og periodevise rekrutteringer hvor flere HR-konsulenter samarbeider om oppgavene. Dette stiller krav til transparente og strukturerte rekrutteringsprosesser slik at flere kan jobbe i samme stillingsannonser.

Status i WebCruiter oppdateres kontinuerlig med; aktuell, aktuell for intervju, 1. intervju, referansesjekk, ansatt, uaktuell, sendt avslagsbrev. Statusene indikerer kandidatenes aktualitet for stillingen, samt hvor langt de aktuelle kandidatene er i ansettelsesprosessen.Det er da enkelt for alle som er involvert i rekrutteringen, å følge med i prosessen underveis da det bare er å sortere søkere etter status.

Fordelene ved bruk av statuser for oss i Personalformidling er mange. Ved standardisert bruk av statuser minsker blant annet sårbarheten ved fravær, da konsulenter og ledere enkelt kan hoppe inn og ut av en prosess. De periodevise rekrutteringene gir i tillegg ofte store søkermasser, og ved å benytte status på søkerne kan vi enklere gjennomføre korte og ryddige prosesser. Leder og andre som har tilgang til rekrutteringen, men som ikke er delaktige i prosessen, kan også enkelt gå inn i annonsen og følge med ved å se søkernes statuser.

Status i WebCruiter bidrar for oss i Personalformidling til standardiserte prosesser som gir muligheten til at flere kan delta i rekrutteringen, i tillegg til at kandidatene får en rettferdig og effektiv rekrutteringsprosess. Vi anbefaler alle ledere å bruke statusene aktivt i sine rekrutteringsprosesser!

Inkluderende rekruttering

Hvordan kan vi ved OUS sikre at vi rekrutterer på en inkluderende måte?

Oslo universitetssykehus er en arbeidsplass med stort mangfold. Det mener vi er helt avgjørende for å løse de oppgavene som kreves av oss. Mangfold er en styrke og fordel på en arbeidsplass. Mangfold fører til økt produktivitet, innovasjon, bedre beslutningsprosesser, økt medarbeidertilfredshet og lavere turnover.

Photo by ATC Comm Photo on Pexels.com

Rekrutteringsprosesser setter oss i kontakt med svært mange potensielle medarbeidere. I 2020 mottok vi over 70 500 søknader. Alle disse kandidatene danner seg et inntrykk av oss basert på hvordan de behandles. OUS skal følge kandidatene gjennom hele søknadsprosessen og sørge for at de behandles respektfullt og opplever prosessen som positiv.

Ubevisste fordommer

Det sies at 90 % av diskrimineringen foregår før intervjuet. Bevisst eller ubevisst fokuserer vi på faktorer som ikke er relevante for å lykkes i stillingen. Vi må ta et oppgjør med våre ubevisste fordommer, les mer her: Stoler du på magefølelsen når du rekrutterer?

Forarbeidet i rekrutteringen er helt sentralt for å fremme inkluderende rekruttering og unngå feilansettelser. Et godt grunnlag bidrar til at vi foretar vurderinger som er i tråd med kompetansekravene i stillingen. Den videre prosessen er også viktig.

Vi tar deg nå gjennom trinnene: Jobbanalyse – annonsering – grovsortering av søkerne – intervju.

Jobbanalyse – Kravspesifikasjonen

• Er dere tydelige i beskrivelsen av hvilke kompetanser, erfaringer og kunnskap som kreves for den aktuelle stillingen? Hvis du lister opp kompetanser, for eksempel språkferdigheter eller utdanning, som ikke er relevant for stillingen, kan det ekskludere mange som ellers ville ha søkt på jobben.
• Gjør dere en klar forskjell mellom nøkkelkvalifikasjoner og verdifull kunnskap? Eller må-krav og bør-krav? Det kan være greit å ta en runde på hva som er et må-krav og bør-krav. Lang liste med krav bidrar til å ekskludere potensielle søkere.
• Har dere latt noen andre lese gjennom kravspesifikasjonen for å se om den er lett å forstå? Noen ganger er det lett å anta en viss forkunnskap fordi du selv allerede er en del av arbeidsplassen og kulturen.

Annonsering

• Hvordan blir annonsen din formulert? Bruker dere ord og uttrykk som har sterk tilknytning til en bestemt gruppe i samfunnet? Prøv å bruke kjønnsnøytrale ord og unngå pronomen som «han» og «hun».
• Hvor publiserer dere annonsen? Er det på plattformer og sosiale medier som fremmer mangfold?
• Treffer annonsen målgrupper dere ikke har klart å nå før? Hvis dere leter etter kandidater der dere alltid har vært på utkikk etter kandidater, vil dere sannsynligvis få samme type kandidater som før. Prøv å finne nye måter å nå et bredere publikum på.
• Kan verdier og arbeidskultur som fremmer et likestilt arbeidsmiljø inkluderes i stillingsannonsen?

Grovsortering av søkerne

• Vurder jobbsøknaden og CV-en opp mot kompetansekravene du stilte i utlysningsteksten.
• Har dere prøvd å skrive ut CV og søknad uten personalia/personlige opplysninger når dere skal vurdere søkerne? Da fokuserer du på kompetanse og erfaring fremfor navn, alder og bosted.
• Vurder kandidatene med de samme metodene.
• Ranger kandidatenes kvalifikasjoner i en matrise. På den måten får magefølelse og fordommer mindre plass (se illustrasjon).

	Krav 1	Krav 2	Krav 3
Kandidat 1
Kandidat 2
Kandidat 3

Matrise – vurdering av kandidater

• Prioriter kandidater basert på hvor godt de oppfyller kvalifikasjonskravene
• Ser prosessen lik ut for alle kandidater? At den er rettferdig designet for alle deltakere er et grunnlag for inkluderende rekruttering.

Intervju

• Gjenspeiler intervjugruppen at det er mangfold i enheten/seksjonen deres? Det skaper gjerne en mer inkluderende følelse hvis det er tilfelle.
• Fokuserer dere på å skape en innbydende og varm atmosfære? Da opplever kandidaten med større sannsynlighet for at vedkommende kan være seg selv.
• Møter dere kandidatene med et åpent sinn og tenker over ubevisste fordommer?
• Stiller dere samme spørsmål til alle kandidater?
• Bruker dere kompetansebaserte intervjuspørsmål? Med andre ord spørsmål som er direkte knyttet til kompetanser, egenskaper og styrkene som trengs for å utføre jobben som nåværende stilling innebærer.

Oppsummering

Jobbanalysen – kravspesifikasjonen må være tydelig på hva som kreves for å lykkes i stillingen. Tydeliggjør hva som er må-krav og hva som er bør-krav. Prøv å bruke kjønnsnøytrale ord og unngå pronomen som «han» og «hun» i stillingsannonsen. Få gjerne frem verdier og arbeidskultur som fremmer et likestilt arbeidsmiljø. Vurder jobbsøknaden og CV-en opp mot kompetansekravene du stilte i utlysningsteksten. Skriv ut CV og søknad uten personlige opplysninger når dere skal vurdere søkerne. Ranger kandidatenes kvalifikasjoner i en matrise. Bruk kompetansebaserte spørsmål og still de samme spørsmålene til alle kandidatene. Spørsmål bør være direkte knyttet til kompetanser, egenskaper og styrkene som trengs for å utføre jobben som nåværende stilling innebærer.

Lykke til!

Hold kandidatene varme!

Har du tenkt over hvordan kandidatene vurderer oss som arbeidsgiver igjennom en rekrutteringsprosess?

Å søke jobb kan være en følsom prosess for kandidatene.  De vier tid og energi i å presentere seg selv og sin CV, og mange kan kjenne på redsel for å bli avvist. Dette skal vi ta på alvor. Det er vår oppgave å møte denne innsatsen med respekt, slik at deres innsats ikke oppleves som bortkastet. Også for de kandidatene som ikke får jobben.

Photo by NMQ on Pexels.com

OUS mottok i 2020 over 70 500 søknader. Med andre ord er vi i kontakt med svært mange dyktige mennesker. Og en kandidat som ikke nådde opp på din utlysning, kan være drømmekandidaten et annet sted i OUS. Det er derfor kjempeviktig at vi ikke risikerer at noen unngår å søke på stillinger ved OUS fordi de ikke opplevde seg godt ivaretatt.

Men, hvordan kan du ivareta alle dine kandidater på en god måte?

Det er OUS sin uttalte regel at alle kandidater skal behandles respektfullt gjennom hele rekrutteringsprosessen. Å behandle kandidatene respektfullt innebærer blant annet vi skal:

• Behandle søknader og vedlegg konfidensielt
• Vurdere alle søknader seriøst
• Gi kandidatene god og riktig informasjon
• Informere kandidatene fortløpende og så raskt som mulig
• Tiltale kandidatene på en vennlig og respektfull måte

Det å gi kandidatene god informasjon og informere de fortløpende er et veldig enkelt og effektfullt tiltak. I Webcruiter har du mulighet til å sende epost til kandidater som har søkt for å informere om prosessen videre eller gi beskjed dersom prosessen tar lengere tid enn forventet. Vi har laget to epostmaler som ligger inne som valg når du skal sende epost til kandidater: «Epost etter søknadsfrist» og «epost utvidet søknadsfrist».

«Epost etter søknadsfrist» bør alle sende til kandidater som har søkt når søknadsfrist er passert. Der informeres det om antall søkere og at vi nå skal vurdere søknadene og kontakte kvalifiserte kandidater til intervju. Det er mulig å redigere i teksten selv, og fint om du legger til informasjon om hvor lang tid prosessen vil ta.

Det hender at det oppstår situasjoner hvor man er nødt til å utvide søknadsfristen, da bør man også informere de som har søkt om dette. Da kan man bruke malen «Epost utvidet søknadsfrist». Her må du gjerne tilpasse innholdet og informere om hvorfor søknadsfristen er utvidet.

Har du forslag til andre maler, eller det er noe du savner – gi oss beskjed!

Effektive rekrutteringsprosesser – ja takk!

Nyttige erfaringer fra Avdeling for transplantasjonsmedisin

Photo by cottonbro on Pexels.com

Janne Marlene Gripheim og Therese Bævre ønsket å prøve noe nytt for å effektivisere rekrutteringen av ferievikarer for 2021.

Seksjonslederne samarbeider om å rekruttere og ansette sommerferievikarer. Tidligere erfaringer viste at dette var svært tidskrevende og resulterte i mye arbeid. De har hatt store søkermasser med godt kvalifiserte søkere, men flaskehalsen har rett og slett vært at prosessen har vært for omfattende og tidkrevende i en hektisk arbeidshverdag.

Janne og Therese leder to store sengeposter på Rikshospitalet innen feltet transplantasjonsmedisin (transplantasjonskirurgi og nyre-gastromedisin). De hadde behov for totalt 10 ferievikarer for å sikre ferieavvikling hos faste ansatte.

Målet var å effektivisere rekrutteringsprosessen, men likevel beholde kvaliteten på arbeidet.

Foto: Therese Bævre og Janne Marlene Gripheim

Hvilke tiltak ble gjort?

1. Forbedring av stillingsannonse

Stillingsannonsen fikk et løft med overskrift som vekket nysgjerrighet, og en inviterende innledning. Det ble gitt god informasjon om avdelingen og praktisk informasjon om rekrutteringsprosessen. Det kom tydelig frem hvilke personlige egenskaper som var viktig for stillingen, og hva avdelingen kunne tilby kandidaten av muligheter og opplæring.

2. Screening – kandidaten fikk score

Det ble satt på screeningspørsmål i Webcruiter. Kandidatene måtte svare på spørsmål før de sendte inn søknaden. Svarene på spørsmålene fikk en poengsum, og basert på dette fikk Janne og Therese en oversikt over kandidatmassen. I denne rekrutteringen var det relevant å kartlegge hvilke kandidater som har autorisasjon, erfaring som sykepleier, samt erfaring fra sykehus.

3. Profilering av avdelingen på Instagram

Instragramkonoten (OUS-Transplantasjon) delte Janne og Therese 6 innlegg om sykepleiere som jobber på postene, om deres hverdag og hva som gjør seksjonene til en attraktiv arbeidsplass. Flere av innleggene ble delt på OUS sin Instagram og Facebook. Det viste seg å gi god PR!

4. Speedintervju

Janne og Therese gjennomførte 15 minutters «speedintervju» digitalt over to dager. Her fikk de svar på nyttig informasjon som var avgjørende for hvem som gikk videre. Her trakk vi ut de fire mest sentrale spørsmålene fra OUS intervjumal. Det ble brukt et scoringssystem på kandidatene for å få oversikt over hvem som var kvalifisert for et intervju.

5. Digitale intervju

Deretter ble det gjennomført digitale intervju. Dette ble gjort innenfor en uke og tok mellom 30-40 minutter. Her benyttet de strukturert intervju med resten av spørsmålene fra OUS intervjumal.  

Dette må vi gjenta – Reduksjon av tid og positive erfaringer

Janne og Therese sitter igjen med en følelse av å ha hatt en mye bedre rekrutteringsprosess denne gangen. De fikk mange gode søkere på stillingsannonsen og de opplevde kandidatene var mye mer forberedt. Ved å skrive i annonsen hvilke dager det skulle gjennomføres speedintervjuer var kandidatene forberedt og stilte til de tidene de fikk utdelt.

Det var en veldig god måte å sile kandidatene på med speedintervjuer. Speedintervjuer fungerte overraskende bra, og i løpet av 2 dager så hadde de intervjuet 22 kandidater. Her var det mye tid å spare. Screeningen i Webcruiter hjalp med å avgjøre ut hvem de skulle kalle inn til speedintervju. Digitale intervjuer fungerte også mye bedre enn ventet og de ser ingen grunn til å slutte med det selv om pandemien takker for seg.

Konklusjonen fra Janne og Therese var at de totalt sett brukte mindre tid enn tidligere år, og at de vil gjøre det på denne måten til neste år!

Personalformidling rekrutterer morgendagens faste ansatte!

Personalformidling er en seksjon i OUS som ansetter ekstravakter og fast ansatte. Vi dekker opp korttids- og langtidsfravær over hele sykehuset. I 2020 dekket personell fra Personalformidling rett i underkant av 100.000 vakter fordelt over alle sykehusets klinikker. Vi er en viktig rekrutteringskanal ved sykehuset. Mange av dagens faste ansatte startet som ekstravakt hos oss. Derfor sier vi at vi rekrutterer morgendagens faste ansatte! Vi satser på autorisert helsepersonell, og kommende autorisert helsepersonell (studenter). Vi håper at de, ved å starte som ekstravakt hos oss, får et godt innblikk i sykehuset som helhet og at de etter hvert kan ansettes i faste stillinger på avdelinger der det er en god match mellom kompetanse, erfaring, leder og ekstravakt.

GJESTEINNLEGG AV TIRIL FRIID-HAUGLUND, ENHETSLEDER I PERSONALFORMIDLING

Photo by fauxels on Pexels.com

Vi har ofte mange søkere til annonsene våre og er flere som rekrutterer, derfor er det viktig for oss at vi jobber etter tydelige retningslinjer på hva vi ser etter hos kandidatene. På den måten sikrer vi at vi rekrutterer inn ekstravakter som kan dekke behovet i sykehuset på en god måte. Vi jobber også etter en fast struktur gjennom hele rekrutteringsprosessen. Dette skal sikre at kandidatene får en rettferdig behandling, og et godt inntrykk av OUS som arbeidsgiver, samt at vi kvalitets sikrer de vi ansetter.

Hva definerer Personalformidling som kvalitet?

Vårt mål er å kvalitetssikre alle ledd i prosessen. Noe av det vi har fokus på er å etterspørre og innhente nødvendig dokumentasjon i henhold til krav i stillingene, som HPR-nummer, politiattest, arbeids- og oppholdstillatelse der det er nødvendig, samt vitnemål. Hos oss er det søkerens ansvar å legge ved all nødvendig dokumentasjon når de søker. Vi oppfordrer i annonsene alle våre søkere til å benytte seg av Vitnemålsportalen for opplasting av vitnemål, og håper på sikt at enda flere vil benytte seg av dette enn det vi ser i dag. Dette vil øke kvaliteten ytterligere ved at vi er sikre på at vedlagt dokumentasjon er korrekt. For ufaglærte krever vi dokumentasjon på lønnet pleierfaring fra sykehus eller sykehjem.

For å sikre en rettferdig vurdering av kandidatene gjennomfører vi strukturert intervju med kandidatene. På denne måten sikrer vi at kandidaten får en god opplevelse av intervjuet og OUS, samtidig som det hjelper oss å fjerne ubevisste fordommer eller den berømte magefølelsen.

Vi legger stor vekt på referanser, og kontakter alltid 2 referanser i etterkant av intervjuet. Har søker jobbet i sykehuset tidligere innhenter vi alltid intern referanse.

Oppsummert

Kan vi si at kontroll av vedlagt dokumentasjon er den ene delen av kvalitetssikringen, mens møtet med kandidaten og referansesjekken er den andre delen av kvalitetssikringen. Når dette er sagt vil ikke dette alene kunne predikere hvordan den vi ansetter faktisk presterer ute i sykehuset, men det er med på å øke sjansene for at de vi ansetter holder et visst nivå.

Følgende mener Personalformidling er viktig for å sikre kvalitet i rekrutteringsprosessen:

• Sjekk at nødvendig dokumentasjon er på plass
• Følg alle kandidatene gjennom den samme strukturerte rekrutteringsprosessen
• Sjekk alltid referanser

Personalformidling ønsker å behandle alle sine søkere med respekt i tråd med sykehusets verdier, slik at også de som ikke får tilbud om stilling får et godt inntrykk av Oslo universitetssykehus.

Sjekk vitnemål og karakterutskrift med Vitnemålsportalen

Photo by bongkarn thanyakij on Pexels.com

Jobbsøkere kan nå hente vitnemål og karakterutskrift fra høyere utdanning når de søker på en stilling ved OUS. Dette sikrer at du som leder kan motta elektronisk dokumentasjon på vitnemål eller karakterutskrift.

Alle jobbsøkere får nå valg i Webcruiter om å hente resultater fra Vitnemålsportalen under «Vedlegg» i jobbsøknadsprosessen: «Hent ditt vitnemål fra Vitnemålsportalen». Jobbsøker vil da bli sendt til påloggingssiden hos Vitnemålsportalen. Søker logger seg inn via ID-porten eller Feide, og kan deretter velge hvilke dokumenter som ønskes overført til Webcruiter som vedlegg.

På den måten vil du som leder på en rask og trygg måte få kvalitetssjekket utdanning og vitnemål på søkere i din rekrutteringsprosess.

Du kan lese mer om Vitnemålsportalen her.

I Webcruiter for jobbsøkeren

Ny på laget

Nyansatte trenger støtte og veiledning fra både leder og kollegaer for å komme raskt og godt inn i jobben, og for mange er det nyttig å ha en fast støttespiller i starten. En fadder (eller buddy som det gjerne kalles på engelsk) er en mer «lommekjent» kollega som får et spesielt ansvar for å gjøre den nyansatte kjent og trygg på kollegaer, arbeidsmåter og arbeidsmiljø.

GJESTEINNLEGG AV INGVILD SAGBERG, HR RÅDGIVER KLINIKK FOR LABORATORIEMEDISIN

Photo by Andrea Piacquadio on Pexels.com

Å gi nyansatte en fadder er et tiltak som kan anbefales på bakgrunn av forskning på onboarding. Fadderen kan gjøre det enklere for den nyansatte å bli kjent med flere kollegaer. Fadderen kan også bidra til å gjøre «det som sitter i veggene» begripelig, det som er spesielt for denne arbeidsplassen og oppleves selvsagt for de som har vært der en stund, men som er vanskelig å få tak i for en utenforstående. Dessuten kan en fadder bidra til å senke stressnivået for en nyansatt. Sosial støtte er gull verdt når man er ny i jobben.

Hvor lenge en nyansatt har behov for en fadder, vil naturligvis variere. Fadderen vil gradvis bli «overflødig» etter hvert som den nyansatte selv blir kjent med flere folk og kommer ordentlig inn i ting. Hvem egner seg til å ta denne viktige oppgaven? Det kan gjerne gå litt på omgang å være fadder for nyansatte. En fadder som er tilknyttet samme enhet, team eller prosjekt som den nyansatte, vil være godt kjent med det som den nyansatte skal bli kjent med. Fadderen bør være motivert for oppdraget, og samtidig få armslag til det i en travel arbeidshverdag.

Det krever en laginnsats å ta godt imot nye medarbeidere! Samtidig har hele laget – kollegaer, ledere og virksomheten for øvrig – fordel av at den nyansatte raskt fungerer godt i jobben.

Referanser:

• Allen, T.D., McManus, S.E. og Russell, J.E.A. (1999). Newcomer socialization and stress: Formal peer relationships as a source of support. Journal of Vocational Behavior, 54, 453–470.

• Klein, H.J., Polin, B. og Leigh Sutton, K. (2015). Specific onboarding practices for the socialization of new employees. International Journal of Selection and Assessment, 23(3), 263–283.